- Mis on andmekaitsetingimuste eesmärk?
Andmekaitsetingimuste eesmärk on kirjeldada, kuidas Advokaadibüroo NOVE OÜ („NOVE“) töötleb teie isikuandmeid ja millised on teie õigused seoses NOVE poolt andmete töötlemisega.
- Millest NOVE isikuandmete töötlemisel lähtub?
Teie isikuandmete kaitsmiseks ja üksnes õiguspäraseks töötlemiseks järgib NOVE andmekaitse üldmääruses (EL) 2016/679 ette nähtud nõudeid. NOVE-le kui advokaadibüroole kohaldub ka advokatuuriseadusest tulenev kutsesaladuse hoidmise kohustus.
- Kes on isikuandmete vastutav töötleja?
Andmekaitsetingimustes kirjeldatud isikuandmete vastutav töötleja on Advokaadibüroo NOVE OÜ, aadress: Estonia pst 9, Tallinn 10143; registrikood: 12984303; e‑post: nove@nove.ee; telefon: 610 8010.
- Millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel NOVE isikuandmeid töötleb?
Kliendilepingu sõlmimine
Kui isik avaldab soovi õigusteenuse saamiseks, kontrollib NOVE mh isiku ja tema esindaja isikusamasust, huvide konflikti puudumist ning rahapesu ja terrorismi rahastamise ohtude puudumist. Sellele järgnevalt võib NOVE sõlmida isikuga kliendilepingu. Kliendilepingu sõlmimise otsustamiseks ja kliendilepingu sõlmimiseks töötleb NOVE füüsilise isiku või juriidilise isiku esindaja isikuandmeid nagu nimi, isikukood, muud identifitseerimiseks vajalikud andmed, kontaktandmed, vajadusel andmed vastaspoolte või seonduvate isikute ja nende esindajate kohta ning andmed tegelike kasusaajate kohta.
Selline isikuandmete töötlemine on NOVE seadusest tulenev kohustus vastavalt advokatuuriseadusele ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusele.
Õigusteenuse osutamine
Õigusteenuse osutamiseks töötleb NOVE kliendi, tema esindaja, kontaktisiku ja õigusteenuse asjaoludega seonduvalt ka kolmandate isikute isikuandmeid nagu nimi, kontaktandmed, õigusteenuse osutamisega seoses avaldatud asjaolud, muud õigusteenuse osutamiseks vajalikud andmed, arveinfo.
Selline isikuandmete töötlemine on NOVE seadusest tulenev kohustus vastavalt advokatuuriseadusele, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusele ja raamatupidamise seadusele. Õigusteenuse osutamist võib olla täpsustatud ka kliendilepingus või kliendilepingule järgnevas kokkuleppes, mille täitmiseks on isikuandmete töötlemine vajalik.
Projektide haldamine
NOVE sisestab kliendi, tema kontaktisiku ning õigusteenusega seonduvate kolmandate isikute andmed ühtsesse dokumendihaldussüsteemi. Selle eesmärk on osutada õigusteenust vastavalt advokatuuriseaduse nõuetele. Selleks töötleb NOVE eelnevates punktides kirjeldatud kliendilepingu sõlmimiseks ja õigusteenuse osutamiseks vajalikke andmeid.
Sellise isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on advokatuuriseaduses ette nähtud kohustused pidada käsitletavate asjade nimekirja, kontrollida huvide konflikti puudumist jm. Samuti on töötlemise õiguslikuks aluseks NOVE õigustatud huvi osutada õigusteenust tõhusalt ja kvaliteetselt.
Õigusteenusega seonduvate andmete säilitamine
NOVE säilitab õigusteenusega seotud andmeid üldjuhul kuni 10 aastat kliendilepingu lõppemisest või kliendilepingu sõlmimata jätmise otsuse tegemisest. Kui andmetega seonduvad aegumistähtajad võivad olla pikemad, võib NOVE säilitada andmeid kuni aegumistähtaegade lõpuni. Samuti võib NOVE säilitada andmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktidest tulenevate nõuete täitmiseks.
Seminarid ja koolitused
NOVE korraldab ka õigusalaseid seminare ja koolitusi. Selleks töötleb NOVE osalejate ja potentsiaalsete huviliste isikuandmeid nagu nimi ja kontaktandmed.
Sellise isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on NOVE õigustatud huvi, kui NOVE pöördub ise potentsiaalse huvilise poole. NOVE õigustatud huvi seisneb võimaluses pakkuda klientidele ja teistele huvilistele neile vajalikke koolitusi ja seminare. Kui osaleda sooviv isik pöördub osalemissooviga ise NOVE poole, on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks seminaril või koolitusel osalemise kokkuleppimine. Seminaride ja koolitustega seonduvaid andmeid säilitatakse üldjuhul mõistliku ajani pärast ürituse toimumist. Arveinfot säilitatakse üldjuhul kuni 7 aastat tulenevalt raamatupidamise seadusest.
Uudiste avaldamine
NOVE avaldab oma kodulehel ning Facebooki ja LinkedIni lehel uudiseid, mis võivad sisaldada kliendi või tema kontaktisiku isikuandmeid.
Selliseid uudiseid avaldab NOVE üksnes kliendi eelneval nõusolekul. Uudis on kättesaadav veebikülastajatele. Kliendil on õigus antud nõusolek igal ajal tagasi võtta, andes sellest teada e-posti aadressil nove@nove.ee, misjärel NOVE eemaldab andmed. NOVE säilitab uudisega seonduvaid isikuandmeid seni, kuni kliendi või andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmine on jõudnud NOVE-ni või kui uudise avaldamine ei ole NOVE hinnangul enam ajakohane.
Huvipakkuva õigusalase teabe edastamine
NOVE edastab klientidele ja potentsiaalsetele klientidele huvipakkuvat õigusalast teavet ja NOVE teenuseid, sh seminare ja koolitusi puudutavaid uudiseid e-kirja teel. Selleks töötleb NOVE kliendi ja potentsiaalse kliendi või nende esindajate isikuandmeid nagu nimi ja kontaktandmed.
Sellise isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on NOVE õigustatud huvi pakkuda klientidele ja potentsiaalsetele klientidele võimalust tutvuda neid huvitavate õigusalaste ja meie teenuseid puudutavate uudistega, nõusolek või elektroonilise side seaduses sätestatud alus. NOVE võtab eesmärgiks edastada uudiseid vaid nendele isikutele, kellele need eelduslikult kõige rohkem huvi pakuvad. Teabe edastamisega seonduvaid andmeid säilitab NOVE kuni mõistliku ajani pärast suhtluse lõppu.
Värbamine
Uue töötaja värbamisel töötleb NOVE tööle kandideerija kandideerimisdokumentides sisalduvaid isikuandmeid lepingueelsete läbirääkimiste pidamiseks. Kandideerija isikuandmeid säilitatakse üldjuhul 1 aasta jooksul alates kandidaadile värbamisotsuse teatavakstegemisest tulenevalt võrdse kohtlemise seaduses ette nähtud aegumistähtajast.
Suhtlus tarnijatega
NOVE ostab kaupu ja teenuseid tarnijatelt. Tarnijaga sõlmitud lepingu täitmiseks töötleb NOVE tarnijapoolse kontaktisiku nime ja kontaktandmeid. Tarnijapoolse kontaktisiku andmeid ei säilitata üldjuhul kauem kui 10 aastat toodete kohaletoimetamisest või teenuse osutamisest. Arveinfot säilitab NOVE üldjuhul kuni 7 aastat tulenevalt raamatupidamise seadusest.
Turvakaamerad
NOVE kasutab oma kontoris ka turvakaameraid, mille eesmärgiks on tagada isikute ja vara, (sh dokumentide ja muude andmekandjate) kaitse ning turvalisus. Samuti on eesmärgiks võimalike õigusvastaste tegude avastamise ja õigusnõuete ja neile vastuväidete esitamise võimaldamine. Turvakaameraid ei ole paigutatud sellistesse kohtadesse, kus inimesed eeldavad privaatsust.
Turvakaamera kasutamise õiguslikuks aluseks on NOVE õigustatud huvi kaitsta büroo külastajate ja büroos tegutsevate isikute tervist ja vara, samuti büroo vara, dokumente jne. Turvakaamera salvestisi ei vaadata ega töödelda muudel eesmärkidel kui isikute ja vara kaitseks ning võimalike õigusvastaste tegude avastamiseks, tõendamiseks või vastuväidete esitamiseks. Turvakaamera salvestistele on neil eesmärkidel ligipääs NOVE siseselt selleks konkreetselt määratud juhatuse liikmel. Turvakaamera salvestisi säilitatakse nii kaua, kui see on eesmärkide täitmiseks vajalik ning üldjuhul mitte kauem kui kaks kuud.
- Millistest põhimõtetest lähtub NOVE isikuandmete säilitamise tähtaegade määramisel?
NOVE võib säilitada isikuandmeid ka ülal kirjeldatud säilitamistähtaegadest erinevalt, kui see võib olla vajalik õigusnõuete esitamiseks või õigusnõuetele vastuväidete esitamiseks NOVE või NOVE kliendi poolt või kui õigusaktidest tuleneb muu alus pikemaaegseks isikuandmete säilitamiseks.
- Kellel on isikuandmetele ligipääs?
NOVE töödeldavatele isikuandmetele on ligipääs NOVE juhatuse liikmetel ja töötajatel ning konkreetsete teenuste (nt IT-teenus, raamatupidamisteenus, uudiskirjade edastamise teenus) osutamise eesmärgil ka NOVE teenusepakkujatel, kellega NOVE on sõlminud konfidentsiaalsuskokkuleppe.
- Milliseid küpsiseid NOVE veebilehel kasutatakse?
NOVE veebileht kasutab järgmiseid küpsiseid:
| Küpsise nimetus | Kehtivusaeg | Kirjeldus |
| _ga | 2 aastat | Kasutatakse unikaalsete kasutajate eristamiseks. |
| _gid | 24 tundi | Kasutatakse unikaalsete kasutajate eristamiseks. |
| _gat | 1 minut | Kasutatakse päringute kiiruse kontrollimiseks. |
Rohkem teavet nende küpsiste kohta leiate siit: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage
Küpsistest saate loobuda igal ajal, muutes kasutatava seadme veebibrauseri seadistusi ja kustutades salvestatud küpsised.
- Millised on teie andmekaitsealased õigused?
Tulenevalt andmekaitse üldmäärusest on inimesel õigus oma isikuandmetega tutvuda ja saada enda isikuandmetest koopia, õigus nõuda enda isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale, õigus nõuda enda isikuandmete kustutamist, parandamist või täiendamist ja isikuandmete töötlemise piiramist. Kui andmetöötluse õiguslikuks aluseks on teie antud nõusolek, võite antud nõusoleku igal ajal tagasi võtta. Nende õiguste kasutamiseks võtke NOVE-ga ühendust e-posti teel nove@nove.ee. Need õigused ei ole absoluutsed ning iga taotluse puhul kontrollib NOVE, kas teie taotlust on võimalik rahuldada. NOVE vastab teie taotlusele üldjuhul ühe kuu jooksul alates taotluse kättesaamisest. Kui ühe kuu jooksul ei ole võimalik taotlust täita, võib NOVE pikendada tähtaega kahe kuu võrra, teavitades tähtaja pikendamisest ning selle põhjusest inimest ühe kuu jooksul taotluse esitamisest.
Ka andmekaitsealaste küsimuste ja kaebuste korral palume võtta NOVE-ga ühendust e-posti aadressil nove@nove.ee. Vastame hiljemalt ühe kuu jooksul küsimuse või kaebuse kättesaamisest. Kui te ei ole rahul sellega, kuidas NOVE teie taotluse või kaebuse lahendas, on teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole (aadress: Tatari 39, Tallinn 10134; e-post: info@aki.ee; telefon: 627 4135).